(ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13, del Regolamento UE n. 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati)
Gent. Interessato/a,
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR ed a seguito dei dati raccolti presso l’interessato, di seguito le forniamo alcune informazioni che è necessario portare alla sua conoscenza, non solo per ottemperare agli obblighi di legge, ma anche perché la trasparenza e la correttezza nei confronti della nostra clientela e dei soggetti Interessati è parte fondante della nostra attività.
Titolare del trattamento è REXPOL S.R.L. (Cod. Fisc. 00964200281 / P.Iva 05121540289) CON e-mail rexpol@rexpolgroup.it Tel. 041/486822), con sede legale in Via Enrico Fermi, 1/3 30036 S. Maria Di Sala (VE) ed è responsabile nei suoi confronti del legittimo e corretto uso dei suoi dati personali e che potrà contattare ai recapiti qui indicati
Con il consenso espresso dell’Interessato ex art. 24 lett. a), b), c) Codice Privacy ed ex art. 6 lett. b), e) GDPR), i suoi dati verranno trattati per le seguenti Finalità:
1. Finalità connesse all’instaurazione e all’esecuzione del rapporto contrattuale tra il Titolare e l’Interessato.
Base Giuridica
Esecuzione di un contratto/incarico di cui l’Interessato è parte, legittimo interesse del titolare del trattamento.
Periodo conservazione dei dati
Durata del rapporto contrattuale e dopo la cessazione per un periodo di 10 anni.
2. Adempimenti di obblighi previsti dalla normativa nazionale e da quella sovranazionale o internazionale, ivi compresa quella comunitaria.
Base Giuridica
Necessità di assolvere obblighi di legge
Periodo conservazione dei dati
Durata del rapporto contrattuale e dopo la cessazione per un periodo di 10 anni.
3. Tutela dei diritti del Titolare, sia in sede giudiziale che extragiudiziale, laddove dovessero presentarsene i presupposti (ad es. inadempimento dell’Interessato, ecc.).
Base Giuridica
Legittimo interesse del titolare del trattamento.
Periodo di conservazione dei dati
Per la durata delle eventuali azioni giudiziali intraprese, sino allo scadere dei termini per proporre gravame, ai sensi della vigente normativa.
4. Gestione dei dati degli Interessati: ad esempio rendicontazione con compagnie assicurative, Enti e PA, scadenziario attivo o passivo, rapporti con istituti bancari e finanziari, gestione amministrativa e commerciale e contabile e di varia natura inerente agli scopi normativi e aziendali; adempimento di obblighi derivanti da leggi, contratti, regolamenti in materia fiscale e assicurativa.
Base Giuridica
Necessità di assolvere obblighi di legge, legittimo interesse del titolare del trattamento.
Periodo conservazione dei dati
Durata del rapporto contrattuale e dopo la cessazione per un periodo di 10 anni.
Previo consenso specifico dell’Interessato ex artt. 23 e 130 Codice Privacy ed ex art. 7 GDPR), per le seguenti Finalità di Marketing diretto:
5. Per attività di marketing, come ad es., invio di comunicazioni promozionali e commerciali relative a servizi e/o prodotti offerti e/o distribuiti dal Titolare o segnalazione di eventi, iniziative e promozioni, nonché realizzazione di studi di mercato e analisi statistiche, con modalità automatizzate di contatto (ad. es. sms, mms, e-mail, ecc.) e, ove applicabile, tradizionali (ad es. telefonate con operatore e posta tradizionale).
Base Giuridica
Consenso facoltativo e revocabile in ogni momento, legittimo interesse del titolare del trattamento.
Periodo conservazione dei dati
24 mesi (termine massimo previsto dal Garante per il trattamento per finalità di marketing)
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.
LE FONTI DEI DATI PERSONALI – REXPOL S.R.L. raccoglie i Dati Personali da varie fonti, tra cui le seguenti: telefono o corrispondenza scritta, passaparola, Pec, e-mail, whatsapp, siti internet e portali web propri e/o presso terzi. REXPOL S.R.L. quando raccoglie le predette informazioni direttamente dagli Interessati, avrà premura di informarli in merito alla necessità di ottenere tali informazioni e alle conseguenze che potrebbero derivare dalla decisione di non fornirle nel modulo apposito.
LE MODALITA’ DI TRATTAMENTO – REXPOL S.R.L. tratta i Dati Personali nella misura necessaria per conseguire gli scopi identificati nella presente informativa sulla privacy o entro i limiti consentiti dalla legge. In particolare il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art.4 n.2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato. Il Titolare non acquisisce, né sottopone ad alcuna tipologia di trattamento dati sensibili, ai sensi dell’art.9 del GDPR, ovvero dati rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. In riferimento ai dati giudiziari, il Titolare non sottopone a trattamento dati che rivelino l’esistenza di provvedimenti penali suscettibili di iscrizione nel casellario giudiziale, o la qualità di indagato o imputato. REXPOL S.R.L., qualora avesse necessità di raccogliere Dati Personali per finalità incompatibili con quelle specificate nella presente informativa sulla privacy, si impegna a comunicare agli Interessati il nuovo scopo ed a ottenere, ove necessario, il loro consenso (o a chiedere ad altre parti di farlo per conto di REXPOL S.R.L.) al trattamento dei Dati Personali per le nuove finalità.
Il trattamento delle informazioni raccolte rispetta i “fondamenti giuridici” definiti nel Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) cui si rimanda.
DESTINATARI / CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI E SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO – I dati personali dell’Interessato potranno essere resi accessibili per le finalità di cui alla presente informativa a:
– dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema. L’elenco aggiornato dei Responsabili e degli Incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.
– società terze o altri soggetti (a titolo indicativo altri soggetti del settore assicurativo (c.d. ciclo assicurativo) istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, testimoni, esperti, medici legali, periti e liquidatori, avvocati e gestori delle richieste di indennizzo, altri intermediari assicurativi professionali, a società e ad operatori professionali che forniscono servizi di elaborazione elettronica dei dati e di consulenza per software ed informatica nonché gestione dei servizi informativi, a società e ad enti professionali utilizzati per servizi di rilevazione statistica e/o ricerche di mercato e/o indagini sul grado di soddisfazione della clientela/Interessati, ad agenzie professionali di pubblicità, marketing e mailing in Italia, sempre in relazione alle iniziative commerciali legate al settore di appartenenza, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento come anche i consulenti e liberi professionisti in forma singola o associata (consulenti o professionisti che praticano attività specifica di Consulente del Lavoro o Dottori Commercialisti o iscritti ad altro Albo professionale, ecc.).
– Agenzia delle Entrate, Magistratura, Forze dell’Ordine, Motorizzazione Civile, A.C.I. e altri soggetti nei cui confronti la comunicazione dei dati è obbligatoria per legge.
PROFILAZIONI AUTOMATIZZATE – Il Titolare, attraverso il ciclo di lavoro, acquisisce dall’Interessato le informazioni necessarie a valutare le esigenze di terzi o potenziali clienti/fornitori, in conformità alle attuali disposizioni di legge. L’utilizzo delle informazioni acquisite e dei Dati personali degli Interessati possono essere utilizzate per la loro profilazione, previo consenso informato degli Interessati. Il Titolare analizza, tuttavia, i trend del mercato e le istanze dei propri fornitori per determinare la base sulla quale l’Organizzazione misura la propria capacità attuale e la propria potenzialità prospettica a soddisfare le esigenze del mercato attraverso la progettazione e la realizzazione di prodotti e servizi. In tale attività il Titolare definisce i target della propria proposta commerciale, ovvero in particolare i profili degli Interessati, recependo ed applicando o proponendo proposte commerciali in osservanza dell’oggetto sociale o dei servizi offerti.
LE MISURE DI SICUREZZA – REXPOL S.R.L. adotta misure di sicurezza elettroniche e procedurali adeguate alla sensibilità delle informazioni in suo possesso. Le misure di sicurezza includono l’installazione o attivazione di firewall al fine di tutelare e garantire la protezione dei Dati personali. L’accesso ai Dati è limitato al personale e a soggetti terzi che hanno necessità di accedervi per scopi di business appropriati e legittimi. E’ esclusa qualsiasi possibilità di accesso esterno.
TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI A DESTINATARI UBICATI IN PAESI TERZI – I dati personali sono conservati su server, qualora a disposizione o installati o attivati, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server, qualora a disposizione o installati o attivati, anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
I DIRITTI DEGLI INTERESSATI – L’ interessato, ha i diritti di cui all’art. 7 Codice Privacy e art. 15 GDPR e precisamente i diritti di:
– ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
– ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
– ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
– opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte.
Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione. Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Ufficio Relazioni con il Pubblico, Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 Roma Telefono: (+39) 06.69677.2917 E-mail: urp@gpdp.it); i dati di contatto aggiornati sono comunque riportati sul sito web: http://www.garanteprivacy.it
Le richieste relative all’esercizio dei diritti dell’utente saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni modo, entro un mese dalla domanda; solo in casi di particolare complessità e del numero di richieste tale termine potrà essere prorogato di ulteriori 2 (due) mesi.
NATURA OBBLIGATORIA E FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO – Il conferimento dati da parte dell’Interessato è obbligatorio, in quanto necessario alla prestazione dei servizi richiesti o di osservanza della normativa vigente. L’eventuale rifiuto, da parte dell’Interessato o del Fornitore di fornire i dati può comportare la mancata prestazione del servizio o rispetto degli accordi, nella misura in cui tali dati siano necessari a tali fini.
Con la sottoscrizione della presente, dichiaro di aver ricevuto e preso visione dell’Informativa relativa al trattamento dei dati personali ex art. 13 del GDPR.
DICHIARAZIONI DI CONSENSO INFORMATO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il sottoscritto interessato al trattamento dei dati, dopo aver letto l’Informativa Privacy redatta da REXPOL S.R.L. in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi del Regol.to (UE) 2016/679 (Considerando 32 GDPR) e della quale confermo ricezione: